O controle de toda a informação e a documentação que é gerada em qualquer empresa é de fundamental importância. E é importante que se tenha os registros de todos os documentos que são entregues para os funcionários e colaboradores. Confira um modelo de entrega de documentos que pode ser utilizado na sua companhia:
Modelo de recebido de entrega de documentos
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Eu, (nome), brasileiro, (estado civil), (profissão), inscrito no CPF sob o nº (informar), Carteira de Trabalho nº (informar), residente e domiciliado à (informar endereço), declaro ter recebido da empresa (nome), pessoa jurídica de direito privado, inscrita no CNPJ sob o nº (informar), com sede à (informar endereço), os seguintes documentos:
– Documento 01;
– Documento 02;
– Documento 03.
(localidade), (dia) de (mês) de (ano).
(nome e assinatura do emitente)
Saiba mais sobre recibos e modelos de entrega
Todo empresário, especialmente aqueles que estão começando, devem cuidar e administrar com cuidado a papelada que é gerada, já que no dia a dia são feitos muitos documentos. É importante que todos estes documentos que circulam tanto na empresa quanto com parceiros e fornecedores sejam registrados junto ao arquivo geral.
Um erro que muitos empresários cometem, especialmente os que estão começando, é não organizar de forma correta toda a papelada e o trânsito de documentos. Os problemas geralmente não são sentidos na hora, mas sim quando a empresa vai precisar de algum documento para dar andamento a um determinado processo ou ainda quando ela precisa prestar as suas contas junto ao seu contador.
Por isso, utilize sempre o modelo de entrega de documentos para conseguir controlar a entrada e também a saída destes papeis da empresa. O ideal é que estes recibos sejam todos armazenados em um único lugar. Também é muito importante que seja anotado no recibo o local onde este documento retirado fica originalmente, assim fica mais fácil devolver ele.
No caso de documentos muito importantes que sejam levados por um determinado funcionário s posteriormente devolvido, é essencial também fornecer um recibo de devolução. Assim, o funcionário terá certeza de que não será sua responsabilidade caso alguém perca o seu documento.
Os recibos de documentos são importantes também para comprovar que as pessoas receberam um determinado aviso, principalmente quando estes estão revistos em lei. U exemplo é o aviso prévio, que deve ser dado por escrito 30 dias antes da demissão do funcionário. O documento que comprova que o funcionário recebeu o aviso deve ser anexado juntamente com toda a papelada relacionada ao seu desligamento.
Quando as empresas tiverem um grande volume de entrada e saída de documentos, recomenda-se a criação de um bloco numerado com estes recibos.
