Na hora de organizar uma reunião, é preciso pensar também no convite, principalmente quando se trata de algo mais formal e de uma empresa grande. É no convite que vão estar todas as informações a respeito da ocasião, como local, assunto, horário, etc. O problema é que muita gente não sabe como fazer um e acaba criando de qualquer jeito, criando uma imagem ruim tanto para a empresa, como para a reunião.
Dicas de como fazer um convite
- Se o convite for físico, a primeira coisa a se analisar é o papel. Esqueça os de gramatura muito baixa, como o sulfite. Os mais usados são o couché e o vergé. Entretanto, você poderá escolher outros, desde que possuam características semelhantes aos dois citados. É interessante fazer um protótipo em vários tipos de papéis, assim você sabe qual o melhor a ser usado.
- Caso ele seja virtual (enviado por correio eletrônico), procure enviar em um arquivo em anexo. Por exemplo, o arquivo que você usaria para fazer o convite em papel, basta salvar em um formato amplamente conhecido, como por exemplo o PDF e enviar em anexo no email. É bem melhor e mais organizado que mandar em um texto corrido tradicional.
- A fonte a ser usada também é um ponto importante. Tudo vai depender do tipo de reunião que vai se fazer. Se for algo mais formal, use uma fonte mais séria, como Trebuchet, Times New Roman, Arial, entre outras. Mas se a ocasião for mais descontraída e para fins de diversão, pode caprichar na criatividade e escolher uma fonte que combine com a reunião (uma dica bem legal é o site netfontes.com.br).
- As cores também vão depender da seriedade do evento. Para uma reunião de negócios, por exemplo, o convite deve possuir cores sóbrias e neutras, como preto, branco, marinho, cinza, tons de bege e os metalizados (dourado e prateado).
- Nunca faça os convites em uma quantidade certa e contada. É bem provável que irá faltar. E para que você não tenha dor de cabeça com isso, sempre faça uma quantidade a mais do que está previsto (em média 10 a mais).
Modelos de convite para reunião
Reunião Pública
Reunião Científica – Unimed
Reunião solidária
Hospital
Ideal para escolas
