Elaborar uma ata de reunião não é tarefa executável apenas por secretárias, mas por qualquer pessoa que solicitar a reunião.
A ata é obrigatória para registro das decisões tomadas nessa reunião e deve seguir alguns critérios.
Quando chega a hora de elaborar este documento, as pessoas sempre tem dúvidas, especialmente quanto aos dados e detalhes que devem constar.
Qual o conteúdo essencial à uma ata de reunião?
Apesar de existirem diversos modelos de atas à disposição (na Internet, inclusive), alguns dados são essenciais e devem, obrigatoriamente, constar nesse registro:
- Data da reunião;
- Assunto discutido;
- Lista de nomes dos participantes da reunião;
- Assuntos que foram discutidos no decorrer da reunião;
- Conclusões e atribuições das tarefas realizadas.
A ata é um documento oficial, por isso, deve ser de fácil leitura para qualquer pessoa que necessite ler esse registro, não devendo conter abreviações ou gírias. A linguagem utilizada deve ser simples e facilmente compreensível, mas algumas observações são importantes para que não seja possível modificar a ata posteriormente:
Quanto ao formato, algumas empresas já possuem modelos prontos de atas, bastando que sejam preenchidos os espaços para os dados mencionados. Caso não haja, o formato escolhido deverá ser o que melhor registre tudo o que é essencial e se torne de fácil leitura.
Havendo um erro do redator, a partícula retificativa “digo” deve ser usada: “ Aos dois dias do mês de janeiro, digo, de fevereiro, de dois mil e doze…”
Se o erro for percebido após a ata lavrada, deve-se usar em tempo: “ Em tempo, onde se lê janeiro, leia-se fevereiro”.
- sem parágrafos ou alíneas, ocupando todo o espaço da página;
- os números devem ser escritos por extenso;
- abreviaturas não são permitidas;
- não podem conter rasuras nem emendas;
- o verbo deve estar no tempo pretérito perfeito do indicativo (DECLAROU, DECIDIU, DEFINIU, ETC.);
- com verbo de elocução para registrar as diferentes opiniões.
Vejamos alguns modelos de atas
MODELO 1:
- Título da Reunião:
- Cidade, dd de mmm de aaaa das hh:mm as hh:mm:
- Local:
- Introdução: Descrição do título do evento, local, data, hora, participantes
- Participantes: Nome completo/Instituição
- Agenda: Agenda/pauta da reunião: temas tratados e respectivos responsáveis
- Desenvolvimento: Descrição dos principais temas discutidos na reunião
- Conclusões: Descrição das conclusões e decisões provenientes da reunião
- Recomendações: Descrição das recomendações provenientes da reunião
- Distribuição: Pessoas a quem a ata deve ser enviada.
MODELO 2:
ATA DE REUNIÃO DA DIRETORIA
(razão social)
CNPJ nº (informar)
Em (dia) de (mês) de (ano), na sede da empresa (razão social), inscrita no CNPJ sob o nº (informar) e com IE nº (informar), localizada à (informar endereço), foi realizada a Reunião da Diretoria, que foi presidida pelo presidente (nome), (nacionalidade), (estado Civil), (profissão), inscrito no CPF sob o nº (informar) e no RG nº (informar), residente e domiciliado à (informar endereço), que indicou como secretário o Sr. (nome), (nacionalidade), (estado Civil), (profissão), inscrito no CPF sob o nº (informar) e no RG nº (informar), residente e domiciliado à (informar endereço).
DA EXPOSIÇÃO INICIAL
A reunião teve início com a apresentação dos balanços financeiros da empresa e apresentação de metas para o próximo semestre, que importam necessariamente na ampliação das atividades produtivas e clientela.
DA PROPOSTA DE ATUAÇÃO
Após a exposição do presidente foram postas considerações acerca da proposta de abertura de uma nova filial no município de (xxx), cujo foco de vendas será voltado para (xxx), cujos estudos preliminares mostram uma projeção de faturamento na ordem de (xxx) à um custo operacional de (xxx), conforme documento previamente apresentado a todos os diretores.
Na sequencia a referida proposta entrou em discussão, tendo o diretor (nome) tomado a palavra e discorrido acerca da necessidade de aquisição de novos equipamentos para linha de produção, afim de que a nova demanda possa ser suprida.
Deliberou-se sobre o assunto e, após votação, foi aprovada a proposta de ampliação original, sendo que a aquisição de novos equipamentos de produção será viabilizada apenas após a abertura da filial conforme as necessidades que forem apontadas pelos relatórios mensais.
Por fim, a palavra foi concedida àqueles que dela quisessem fazer uso e, não existindo manifestações, o presidente encerrou esta reunião, que foi lavrada na presente ata, lido este instrumento assinam.
(Local), (dia) de (mês) de (ano)
(Nome e assinatura do Presidente)
(Nome e assinatura do Secretário)
(Nome e assinatura de todos os diretores presentes)
